Uw personeelsbeleid weer op orde? Laat uw HR-processen stroomlijnen
HR- Portfolio
Deze bedrijven ondersteun(de) ik bij hun personeelsbeleid. Om efficiënt en effectief van a naar b te komen bij hun personeelsvraagstukken zet ik een mix in van ruim 25 jaar HR-ervaring, praktisch zeilersverstand en relevante opleidingen waaronder het certificaat Lean Six Sigma Green Belt. Complexe HR-zaken stroomlijn ik terug naar een behapbare kern.
Interne communicatie
Bij elke opdracht opnieuw is het belangrijk om dezelfde taal te spreken. Net als in de zeilsport. Op de boot moet je dezelfde termen gebruiken om elkaar snel en goed te begrijpen. Uitleg en interne communicatie zijn wezenlijke onderdelen van mijn praktische aanpak, waarbij ik het liefst problemen oplos voordat ze ontstaan.
“HR Efficiency Partner adviseert en ondersteunt praktisch”
“Voor het actualiseren van arbeidsvoorwaarden in de personeelsgids is actuele HR-kennis noodzakelijk” zegt Astrid Verbeek, officemanager bij Prodin Business Solutions. “Als MKB’er heb je al die kennis niet zelf in huis. Met advies en praktische ondersteuning van Angela Smeink van HR Efficiency Partner is onze personeelsgids weer actueel en passend bij onze internationaal werkende projectorganisatie.”
Lees verder >>
Prodin Business Solutions in Hilversum bestaat sinds 1975. De ERP-leverancier bij handels-, service- en productiebedrijven ontwikkelde zich de afgelopen jaren naar een internationaal werkende projectenorganisatie. Astrid Verbeek: “De personeelsgids met arbeidsvoorwaarden was nog niet met ons meegegroeid. Modernisering en vereenvoudiging van de arbeidvoorwaarden – met afspraken over overwerken, reistijdcompensatie, standbye-tijd en leaseauto’s – was noodzakelijk. Die modernisering, inclusief een wettelijke en fiscale check, zou ook administratieve verlichting moeten geven.”
Nieuwe personeelsgids
“Angela Smeink van HR Efficiency Partner heeft eerst geïnventariseerd wat onze behoefte was. Zij vraagt, direct en doortastend, je het hemd van het lijf. Juist omdat zij zoveel doorvraagt op zaken die vanzelfsprekend lijken, heb ik veel van haar geleerd. Om te voorkomen dat we als Prodin het wiel opnieuw zouden moeten uitvinden, deelde Angela haar kennis rondom personeelsgidsen. Via haar gestructureerde en planmatige aanpak is een compleet nieuwe personeelsgids ontstaan. Deze gids is niet dunner dan de vorige maar wél duidelijker. Alles is zó verwoord dat het voor alle medewerkers helder is wat precies wordt bedoeld. De wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden waren zo ingrijpend dat al onze medewerkers een nieuw arbeidscontract hebben gekregen.”
Advies en praktische ondersteuning
“In het hele proces van de totstandkoming van deze nieuwe personeelsgids heeft Angela ons geadviseerd en praktisch ondersteund. Zij is een plezierige gesprekspartner op alle niveaus binnen onze organisatie. Bovendien is zij steeds helder over wat je wanneer kunt verwachten. Voor onze medewerkers – met een gemiddeld dienstverband van 19 jaar – was de overgang naar nieuwe arbeidsvoorwaarden groot. Dat betekende dat er enige weerstand kwam vanuit de organisatie. Over het omgaan daarmee, wist Angela mij ook prima te adviseren. Zij is gewoon een plezierig mens om mee samen te werken, maar waar nodig houdt zij voet bij stuk! Het proces is nu afgerond, maar Angela blijft onze vraagbaak als het gaat om HR-ondersteuning.”
Astrid Verbeek, officemanager Prodin Business Solutions
“HR Efficiency Partner adviseert het goede, op het goede moment”
“Bij een startup komt veel kijken, waaronder de personele bezetting. Dat vraagt tijd én kennis” zegt Francis van Bergenhenegouwen, directeur van Het nederlandse pensioenfonds. “Als allround HR-professional adviseert Angela Smeink van HR Efficiency Partner het goede, op het goede moment.”
Lees verder >>
Bij Het nederlandse pensioenfonds kunnen werkgevers het collectieve pensioen voor hun werknemers onderbrengen. In sommige branches mogen werkgevers namelijk zelf kiezen voor een algemeen pensioenfonds. Dat kan sinds 1 januari 2016. Dat is precies de datum waarop Het nederlandse pensioenfonds officieel begon als startup. Francis van Bergenhenegouwen: “In zo’n startupfase komt er van alles op je af. Er zijn veel zaken die goed geregeld moeten worden. De personele invulling is een van de vele dingen. Daar ontbrak mij de tijd én de kennis voor. Via mijn netwerk kwam ik uit bij Angela Smeink van HR Efficiency Partner. Zij is een ervaren allround HR-professional.”
Proactieve aanpak
“Angela Smeink stelde onder andere onze arbeidsvoorwaarden op, maakte een personeelsgids en regelde de contracten. Zij zorgde dat er een personele administratie kwam en dat die wordt onderhouden. Nu we van de startup naar scale-up groeien, groeit Angela mee. Proactief attendeert ze ons op zaken die goed geregeld moeten zijn, zoals ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekeringen. Ook regelt zij het omzetten van overeenkomsten, van een flexibel naar een vast dienstverband. En bij het aantrekken van nieuwe medewerkers maakt zij het functieprofiel, doet de werving en een deel van de onderhandelingen.”
Betrokken bij bedrijf en mensen
“Het mooie van Angela is dat ze zaken oppakt én afrondt. Dit alles in een hoog tempo; ze laat het niet hangen. Waar nodig, betrekt ze mij erbij. En als ik haar nodig heb, reageert ze snel. Angela voegt precies het goede toe, op het goede moment. Haar betrokkenheid bij ons bedrijf en bij de mensen die er werken, is groot. Ze wil écht weten wat er speelt en verdiept zich daarin. Haar eigen taken kadert ze af, qua omvang en tijd. Zonder zichzelf op te dringen, helpt ze ons op een rustige en prettige manier echt verder.”
Francis van Bergenhenegouwen, directeur Het nederlandse pensioenfonds
“HR Efficiency Partner brengt structuur”
“Als je als bedrijf hard groeit, komt er moment dat je niet meer alles informeel kunt regelen. Dan wordt het chaos en dat belemmert je verdere groei” zegt Richard Boske, directeur van Boorwerk B.V. “Het aanbrengen van structuur vergroot je efficiency en service. Angela Smeink van HR Efficiency Partner helpt ons bij het stap voor stap creëren van een goede structuur op alle vlakken.”
Lees verder >>
Boorwerk is succesvol met een zelf ontwikkeld uniek product, namelijk de profit gatzagen. De fabrikant uit Almere verkoopt de gatzaag wereldwijd en is daarnaast distributeur van gereedschap voor professionals. Richard Boske: “De afgelopen jaren zijn we jaarlijks 25% gegroeid. Ook het aantal medewerkers groeide in 10 jaar tijd van 15 naar 35 medewerkers. Het was noodzakelijk om onze organisatie te professionaliseren. Vanwege haar brede ervaring met HR in het MKB hebben we Angela van HR Efficiency Partner gevraagd om ons daarbij te helpen. Het outsourcen van het HR-management geeft intern meer ruimte. Daarnaast werken we met Angela planmatig aan meer structuur in de organisatie.”
Behoefte aan structuur bij organisatiegroei
“Samen met Angela hebben we gekeken welke overlegstructuren in ons bedrijf nodig zijn en op welke manier we processen kunnen structureren. Wat fijn is, is dat Angela niet alleen een strategisch sparringpartner is, maar ook betrokken is bij operationele HR-zaken. Ze schuift bijna wekelijks aan in ons werkoverleg en houdt daardoor goed feeling met de praktijk. Op die manier houdt ze mensen bij de les en helpt ze processen op gang. Niet onbelangrijk; ze is heel plezierig in de omgang. Haar gevoel voor humor past bij onze manier van werken. Er moet ook goed gelachen kunnen worden!”
Vastleggen verantwoordelijkheden
“Na het structureren van de processen en de overlegvormen – dat laatste overigens in samenwerking met iemand op voordracht van Angela – zijn we persoonlijke verantwoordelijkheden gaan vastleggen. Op advies van Angela hebben we gekozen om de informatie vanuit onze medewerkers zelf te laten komen. Dat was voor medewerkers best een drempel. We hebben daarom in alle rust dit proces voltooid, wat heeft geresulteerd in algemene taakomschrijvingen voor bijvoorbeeld administratief medewerkers binnendienst en commercieel medewerkers binnendienst. Deze inzichten helpen om medewerkers te ondersteunen bij persoonlijke groei in hun loopbaan.”
Competenties, ontwikkelplannen en loongebouw
“Momenteel werken we met HR Efficiency Partner aan het in kaart brengen van individuele competenties als basis voor persoonlijke ontwikkelplannen. De laatste stap is het opbouwen van een loongebouw met functies en categorieën. We krijgen steeds meer inzicht en doen steeds minder hapsnap. Zonder informatie kun je niet sturen. Al deze structuren vergroten onze efficiency.”
Richard Boske, directeur Boorwerk B.V.
“HR Efficiency Partner heeft oog voor werkgever én medewerkers”
“Als ondernemer ben ik een man van de verkoop” zegt Victor van Loon, directeur van Baten Trading. “Voor het neerzetten en onderhouden van een goede HR-structuur in onze handelsonderneming, heb ik niet gestudeerd. Daar hebben we professionele HR-ondersteuning bij nodig. Angela Smeink van HR Efficiency Partner heeft onze HR-zaken goed geregeld; dat geeft een gerust gevoel.”
Lees verder >>
Inzichtelijk en beheersbaar
De groothandel Baten Trading in Eindhoven is al ruim 65 jaar gespecialiseerd in winkelconcepten op maat voor de retail. Door de stormachtige groei die het familiebedrijf met de import en verkoop van onder andere verf doormaakte, werden de personeelsvraagstukken steeds complexer. Victor van Loon: “We groeiden van zo´n 5 medewerkers in 1985 naar 30 nu, van wie 23 in vaste dienst. Er komt een moment dat je op personeelsgebied niet alles zelf meer kunt. Via onze verzekeringsagent kwamen we met Angela Smeink in contact. Angela kent alle actuele wet- en regelgeving op het gebied van personeel. Bovendien is zij zeer goed thuis in pensioenregelingen. Toen we niet op een lijn zaten met ons pensioenfonds, trad zij op als bemiddelaar. Met succes. De pensioenregeling voor onze mensen is nog steeds goed, maar voor ons als werkgever nu beter beheersbaar. Bovendien hebben we een beter inzicht gekregen in de gemaakte afspraken. Angela maakt ingewikkelde materie begrijpelijk, gewoon in Jip en Janneke taal.”
Oog voor belang van werkgever én van medewerkers
“Door de inzet van Angela is ons volledige HR-plan goed geregeld en gedocumenteerd; van de arbeidsovereenkomsten tot de personeelsdossiers. Angela analyseert, observeert, maakt een plan van aanpak en adviseert ons als directie. Ze is een bijzonder aardige en open vrouw met het hart op de tong, wat makkelijk praat. Ze durft ook mij als ondernemer te zeggen waar het op staat en fungeert zo als volwaardig sparringpartner. Integriteit heeft ze vreselijk hoog in het vaandel staan; zij kijkt altijd naar beide kanten van het verhaal, naar het belang van de werkgever én naar het belang van de medewerkers. Voor haar objectiviteit kan ik alleen maar waardering hebben.”
Sparringpartner HR
“Angela is niet alleen een sparringpartner voor mij maar ook voor mijn dochter Kelly, eveneens actief in het familiebedrijf. Angela betrekt haar bij personeelsvraagstukken en fungeert daarmee als ruggensteun voor Kelly. Bovendien heeft Angela een interne medewerker opgeleid om de dagelijkse operationele HR-zaken, zoals ziek- en betermeldingen bij de Arbodienst, te regelen. Medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen en waar ze aan toe zijn. Een hele geruststelling; voor hen, maar zeker ook voor mij als werkgever. Daar ben ik erg blij mee. Daarom betaal ik Angela´s rekeningen graag, want met haar oplossingen ben ik altijd geholpen.”
Victor van Loon, directeur Baten Trading
“Angela heeft jarenlange HR-ervaring, dat merk je”
“We zochten tijdelijk een HR-professional die zowel strategisch meedenkt als de mouwen opstroopt en operationele zaken aanpakt” zegt Jurre Laven, managing director bij Vicrea. “Een collega had eerder samengewerkt met Angela Smeink van HR Efficiency Partner. Angela heeft deze unieke combinatie.”
Lees verder >>
HR op strategisch en operationeel niveau
Vicrea zat midden in een overname toen het bedrijf, gespecialiseerd in geo-software voor gemeenten, HR Efficiency Partner inhuurde. Jurre Laven: “Het was in deze periode extra belangrijk dat onze HR-afdeling goed bezet was. Medewerkers (±90) willen in zo´n fase een vast aanspreekpunt, aan wie ze vragen kunnen stellen. Ook de ondernemingsraad had een klankbord nodig. Angela Smeink heeft ons op een prettige manier door deze periode heen geholpen. Haar combinatie van strategisch meedenken en operationele zaken afhandelen, is een ideale combinatie voor het MKB.”
Zakelijk én persoonlijk betrokken
“Angela heeft ons ondersteund met het maken van verbeterplannen. Ook dacht ze mee over de beoordelingssystematiek en de groeimogelijkheden voor onze medewerkers. Natuurlijk was zij betrokken bij de HR-integratie na overname. Die integratie heeft zij verder gebracht. Daarnaast heeft zij complexe personeelsdossiers met ons afgerond en een kostenbesparing in het wagenpark gerealiseerd. Steeds wist zij de juiste prioriteiten te stellen en het overzicht te bewaken. Dat heeft ons enorm geholpen. Bijzonder is de mooie balans tussen haar zakelijke aanpak aan de ene kant – ze zegt waar het op staat – en haar persoonlijke betrokkenheid bij mensen. Naar iedereen is zij open en recht door zee. ”
HR-kennis delen
“Angela is juridisch onderlegd en goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Zij heeft jarenlange HR-ervaring, dat merk je; ze heeft alle HR-facetten al eens meegemaakt. Mooi om te merken is dat zij bereid is om deze kennis te delen. Zo leidde zij een interne medewerker op voor de uitvoer van operationele HR-taken. Het werk van de medewerker werd daardoor inhoudelijk interessanter, Vicrea werd minder afhankelijk van een individu en Angela kon in die tijd andere HR-zaken voor ons oppakken. Naast dat zij inhoudelijk sterk is, is zij ook een gezellig mens. Dat helpt enorm in de samenwerking. En als je een vraag hebt, hoef je niet te wachten tot de dag dat zij specifiek voor jouw bedrijf aan de slag is. Ze is bereikbaar. Aan alles merk je, zij gaat ervoor!”
Jurre Laven, managing director Vicrea